Структура работы Studio Feelings
и роль управляющего в ней
Наша команда
Ключевые сотрудники школы
Руководитель
Евгения Бронивщук
Старший тренер
Дарья Мандрик
SMM - менеджер
Марина Пеньковская
Тренеры
Администраторы
м. Спортивная и м.1905
Управляющий
Новый человек в команде
Feelings pole stufio
Управляющий
Человек, который ведёт бизнес
и отвечает за грамотное функционирование его процессов
В видео мы рассказываем, кто такой управляющий SF и в чем заключается его главная функция.

*Спойлер: в коммуникации

Для качественной работы предприятия необходимо, чтобы каждый член команды был на своём месте.
Необходимо осознавать весь объём процессов, которые обеспечивают жизнь и развитие студии. Также нужно хорошо знать команду, чтобы понимать, как можно распределить работу.



Управляющий SF: Роль и коммуникации
She has been nominated for an Academy Award, two Grammy Awards and the Mercury Prize
Каналы коммуникации
Очно
Хотя бы раз с каждым из членов команды необходима личная встреча.
Вконтакте
Рутина - повседневный админский чат по любым вопросам.
Админка - чат с личными контактами админов, для экстренных объявлений.
WhatsApp
Fилины - самый большой чат, в котором собран преподавательский состав (ПДЛА), админы, СММ. Объявления, которые касаются жизни школы или работы коллектива.
Feelings Admin - админы и СММ. Обсуждаем изменение в расписании, анонсы, план постинга. СММ спускает в этот чат заявки из Директа, которые должны оперативно обрабатываться администратором.
Личные сообщения
Для связи с руководителем, бухгалтером мы используем личные сообщения, может содержаться конфиденциальная информация.
Используется для связи с тренерами, если вопрос не касается всего коллектива.
Администраторы
Лицо студии, главный помощник и навигатор ученика
Подробная должностная инструкция администратора - здесь.

Инструкция по консультированию клиентов - здесь.

Инструкция по обработке вхдящих сообщений от клиентов - здесь.

Прочитав памятки,можно составить исчерпывающую картину функционала администратора. Управляющий должен знать этот документ и понимать каждый описанный пункт для корректной координации и контроля работы.
Клиенты
Администратор - связующее звено между клиентом и студией. От его компетенции во многом зависит, дойдёт ли к нам новый человек, купит ли он абонемент, поймёт ли правила студии во избежание недопониманий в будущем.


*Управляющий должен самостоятельно связываться со сложными клиентами для урегулирования ситуации и нахождения компромисса.
Мы - бизнес

Количество прибыли предприятия напрямую зависит от того, насколько этот процесс грамотно построен.
Администратор должен уметь подводить клиента к покупке и закрывать продажи. Для этого нужно соблюдать несколько правил:
-оперативный ответ в течение 30 минут (Вк, WA, IG, моб)
-вопрос в конце каждого (!) касания вплоть до покупки
-проявлять инициативу

Нельзя:
-переводить клиента на другого работника/филиал
-игнорировать сообщения
-отказывать, не предлагая альтернативы

Для клиента путь должен быть простым, коротким и понятным. Посмотрите путь покупки глазами клиента.
Каналы продаж
Администратор - самый важный человек на продаже.
Продажи определяют нашу доходность.
Телефонный звонок
We are the leading firm by delivering quality and value to our clients. All our professionals have more than 5 years of legal experiences. We like what we do.
Whats App
Our managers are always ready to answer your questions. You can call us at the weekends and at night. Also you can visit our office for personal consultation.
ВК (Личные сообщения/Сообщество)
Our company works according to the principle of individual approach to every client. This method lets us to get success in problems of all levels.
Реже: очно, почта
через SMM
Instagram
We are the leading firm by delivering quality and value to our clients. All our professionals have more than 5 years of legal experiences. We like what we do.
Состояние студий
Чистота, комфорт, атмосфера
У нас повышенные требования к уборщикам, так как пол является рабочей поверхностью. Необходимо проводить инструктаж с каждым клинером и проверять средства, используемые для уборки.

Администратор отвественный за контроль уборки помещений.

Штрафы - инструмент поддержания отвественного отношения к работе.
У нас классная рабочая атмосфера!
Дружный коллектив, который помогает друг другу. Но в нём есть и дисциплина - строгие стандарты работы и штрафы.

Каждый может ошибиться и это нормально. Штрафы - это про безотвественность. У нас есть договорённости по работе и мы всегда оплачиваем со своей стороны труд честно. Но что, если студия оплачивает бездействие или действие, ведущее к убытку? В этом случае необходим диалог и закрытие понесённого ущерба.

Каждый из сотрудников должен быть в курсе существующей системы штрафов.


Поиск нового сотрудника
Мы размещаем вакансию на площадках. Все отклики идут управляющей, которая знакомиться с каждым кандидатом и объясняет условия. Самых подходящих кандидатов приглашаем на очные собеседования в филиал, в котором они будут работать. Если всё хорошо - назначаем 3х дневную неоплачиваемую стажировку.

Необходимо проверить документы!
SMM-менеджер
Развивает медиаплощадки студии
Гугл-диск
Пространство, на котором хранится весь контент: фото/видео/курсы/тексты/документы.
Тренеры и админы должны уметь пользоваться ГД (есть приложение на телефон) и пополнять контент.
Важно сортировать материалы, поддерживать порядок и периодически избавляться от неактуальных материалов.

Работу с ГД можно делегировать*


Преподаватели студии
ПДЛА

В ролике идёт рассказ о том, как построена работа с преподавателями:
-о помощи в подготовке контента
-как мы отбираем кандидатов на вакансию педагога
-что такое система PDLA и её принципы
-договор с новыми преподавателями. Ознакомиться с содержанием и правилами можно здесь.
DS Admin
Большой помощник для прозрачности и автоматизации процессов в Studio Feelings
CRM для администраторов
CRM для управляющего
Бухгалтерия
Чтобы всё было под контролем - используйте документ Бухгалтерия Studio Feelings.
Чтобы всё было под контролем - используйте документ Бухгалтерия Studio Feelings.
Счета
Счета - это то, что ждёт оплаты. Все счета мы подгружаем в Заметку с руководителем и предупреждаем об этом в мессенджере. По оплате мелких, но срочных счетов можно обратиться к Бухгалтеру.
Бумажные экземпляры счетов оставляем в папке Бухгалтеру для подгрузки в 1С.
Акты
Они содержат в себе информацию о выполненных услугах и присылаются в двух экземплярах. Их необходимо передать на подпись/печать руководителю и передать подписанный экземпляр отправителю. Наши экземпляры оставляем в папке Бухгалтеру для подгрузки в 1С.
Счета-фактура
Не требуют возврата или оплаты. Сразу передаём в папку Бухгалтера.
Договоры
Проверяем содержание каждого договора, отдаём на подпись руководителю. Отправляем экземпляр другой стороне. Контролируем, чтобы у нас на руках обязательно был экспемляр подписанный второй стороной.
ВАЖНО!
Если счета не приходят - то во избежание накопление долга, необходимо обращаться самим.
Финансы и статистика
Создайте свой календарь и актуальных чек-лист рутинных операций.
Закрытие месяца
и начисление бонусов
1. Аренда и коммуналка
2. Содержание
-Экодар
-Транкмобайл
-Реклама у СММ
3. Зарплаты
4. Контрагенты
5. Иное. Например: трансляции
+1 доход с трансляций (зачисления по сайту)
-1 расход с трансляций (зп преподов и админа с детализацией в комменте)
В начале месяца расчет и внесение.

Бонусы - пример таблицы бонусов администраторов для руководителя.

Сверка послуплений

1. Терминал

2. Оплаты через Сайт (личный кабинет)

3. Переводы (Альфа с Сбер)

*переводы исключительно по установленным реквизитам

+ Сверка расхода
зп тренеров и админов

Продукты Studio Feelings
Спектр услуг, которые мы предоставляем
Гайд по основным документам


индивы
акции коллабы
абонементы
безлимиты
маркетинг
покупки - немного продукта

BOYZ
She has been nominated for an Academy Award, two Grammy Awards and the Mercury Prize
Обычные абонементы VS творческие группы
Регулярные
Творческие
Количество часов
регулярное, без конечной даты
определённое и ограниченное
Посещение
свободное
может присоединиться любой ученик
запись заранее
может быть отбор/согласование уровня
Абонемент
посещение по общим абонементам
Mix & Light
посещение по отдельным абонементам
Занятия
Смешанные, на общуюпроработку базы этого направления
Курсовые, специализированные
Ставка педагога
Рядовая
Индивидуальные условия
Оплата педагогу
В конце каждого занятия
Индивидуальные условия
Сертификат/съёмка/аренда студии и пр
Ставка обговаривается каждый раз индивидуально и согласовывается с руководителем. Управляющий не в праве определять зп, но он ответственен за процесс: инициирует этот диалог и держит на контроле. Вопрос с оплатой и разделением обязанностей (например, кто занимается подготовкой сертификатов о прохождении или съёмкой видео в конце и кто эти расходы оплачивает - студия или тренер) должен обсуждаться до старта творческой.


Мероприятия в Studio Feelings
Уметь инициировать, организовывать и насыщать жизнь студии событиями
Мастер-классы
Стены SF приняли множество звезд пилона. Надеемся, что эта тенденция сохранится!

Любой из преподавателей может также организовывать мероприятия в студии, приглашая презентёров и получая %.

Подробную информацию об обязанностях управляющего при организации МК можно прочитать здесь.

Дни рождения

Мы - одна семья! Поэтому персональные праздники очень важны в нашем коллективе. Мы следим за календарём и вносим туда новых членов. За неделю до особого дня мы предупреждаем SMM, чтобы он успел включить поздравления в свой недельный план контента и подготовить креатив.

В День Рождения мы выплачиваем каждому работнику от студии подарок - 1500р. Проводим через кассу и поздравляем.

Не забываем и про ДР руководителя и ДР студии - это 2 даты мы отмечаем всем коллективом!

Тематические праздники и съёмки
Новый год, Хэллоуин, День Святого Валентина - хороший повод преобразить интерьер студии, украсив его реквизитами.

Периодически мы устраиваем и фотодни в студии. Приглашаем фотографа или же делаем непроф снимки с SMM бесплатно.
Снимаем новый контент + радуем учениц студии


Online Школа
Как устроена, на каких платформах и функционал
Тех поддержка
Марго +7 (916) 247-72-75 WhatsApp
Сайт студии оффлайн на WordPress.
Cайт студии онлайн на Tilda.
Платформа онлайн-школы на GetCourse.
Расчет зп и ведение статистики по онлайн-школе.

*Управляющий формирует ТЗ по правкам на оффлайн сайте. Всю новую актуальную информацию передаём через документ.
Администраторы

Внутренняя платформа GetCourse по ссылке.
Внешний сайт (витрина) -здесь.

Видео КАК устроен онлайн, какие платформыи как они связаны, какое разделение функционала.
ДРУГОЕ
Подарочные сертификаты
*о пс
Дневнички PDLA
Ученик системы PDLA имеет возможность отслеживать свой прогресс по дневничкам элементов Pole Dance.
Ученики получают дневнички уровня 1 от студии совершенно бесплатно (по рекомендации тренера - посещал хотя бы несколько тренировок, заинтересован в развитии). Возможность бесплатного получения - разово. При потере его придется покупать (со скидкой 50%).

Ученики студии также могут купить дневник уровня 2
за 50% стоимости - 600рублей.

Для НЕ учеников стоимость обеих дневников
составляет по 1200р.

Заказ дневников в типографии (8 (903) 589-19-42‬ Федор) по макетам,обратить внимание на нумерацию дневников. Они идут под счет - см здесь.
Feelings Pole Studio
Принципы,
по которым мы работаем
Оперативность
Скорость ответа и разрешения вопросов - это вежливость со стороны бизнеса.
Поэтому мы даём ответ нашим клиентам не позднее, чем через полчаса с момента обращения.
Прозрачность и честность
Мы в ответе за каждую проведённую операцию и в любой момент времени должны уметь обосновать причину её проведения. У нас удобная срм, в которой доступны пометки и комментарии, единые каналы коммуникации, в которых можно поднять историю за несколько лет.

В нашей системе недопустимо недосказать/переплатить/провести бесплатно"по дружбе". Мы уважаем труд друг друга и средства работодателя. Проведение мимо кассы - это воровство. Мы не работаем с людьми, позволившие себе такую операцию даже единожды.
Упорядоченность и системность
У нас огромное количество текущих процессов и тысячи важных мелочей. Порядок должен быть в CRM, таблицах, бумагах, на раб столе администратора, в раздевалках, на сайте и в расписании наших задач.

Кто отвественный/что конкретно сделать/какой должен быть результат/когдадедлайн/штрафная санкция в случае невыполнения.
Атмосфера в коллективе
Сохранять тонкий баланс дружественной атмосферы с рабочей дисциплиной - трудно.
Но вполне возможно, когда члены коллектива объединены одной целью - сделать себя и наше пространство лучше!

Нужно обеспечить каждого ресурсом для достижения личной/общей цели. Для этого Вы должны понимать, что хочет член команды, что он может сделать, а что ему мешает. Увеличение часов, дополнительный заработок, отдых, внимание, новые идеи - мы раскрываем и поддерживаем Филинов!
Глаза разбегаются от того, сколько всего нужно сделать?
...На самом деле намного больше новых идей откроете вы для себя сами со временем. Здесь только база.
А пока пусть вам в помощь будут:

-делегирование
Естественно, что весь объём задач трудно одолеть самому. Но это и не нужно!
У вас есть команда администраторов, среди которых управляющий распределяет зоны ответственности, обучает новой работе и каждодневно ставит задачи. Есть СММ и команда тренеров.

-стабильный выходной
Работы много и управляющий всегда должен находится на связи для оперативного разрешения ситуаций. Но один день в неделю должен быть и отдых!

-свобода действия
Большое количество задач неравно клетке. Управляющий волен сам построить свой рабочий график, сам определить вектор развития, выстроить приоритеты. Главное - цель. Крутое развивающееся пространство!
Пути достижения и темп - определяете Вы.
Какой идеальный управляющий SF?
Инициативный
80% работы управляющий строит самостоятельно на своих инициативах.
Появилась идея - воплоти!
Будь это порядок в подсобке, новый скрипт продажи или встреча с тренером.
Системное и критическое мышление
Предприятие - это большая система пересекающихся процессов. Чтобы наводить порядок вокруг себя, необходимо понимать как это работает.
Видеть недостатки - хорошее качество. Улучшить систему можно только после того, как обнаружил её недостатки. Иногда можно увлечься этим процессом и не знать, за что хвататься.
Это хорошо! Плохо, если "и так всё хорошо".
Принципиальность
Студия работает по собственным правилам, которые касаются всех.
Управляющий выступает гарантом этим правил, не смотря на личные отношения и предпочтения.


Мы делимся своим рецептом ведения студии, структуры работы и функционалом. Это должно ввести Вас в курс дела и обрисовать как строится работа и выглядит роль управляющего.

Но это только эскиз (хоть и вполне рабочий). Важно понять эти процессы и начать совершенствовать их, проявлять инициативу. Внедрять новое, экспериментировать, расширяться.

Надеемся, что у Вас всё получится!
Made on
Tilda